Praca przebiega sprawnie i szybko wówczas, gdy potrafisz ją sobie zorganizować, a także gdy dbasz o zarządzanie swoimi dokumentami. Najważniejszą kwestią w ich zarządzaniu jest prawidłowa i rzetelna archiwizacja. Dlatego bardzo ważne jest, aby posiadać odpowiednią wiedzę na temat archiwizacji. Na czym zatem polega ten proces i jakie są na to skuteczne sposoby?

Na czym polega archaizowanie dokumentów?

Archiwizacja pozwoli Ci na trwałe i bezpieczne przechowywanie dokumentów nawet przez długi okres czasu. To ważny element zarządzania wartościowymi papierami zarówno w pracy, jak i w domu. W niektórych miejscach przechowywanie dokumentów jest nie tylko istotne, ale także obowiązkowe, dlatego zostały stworzone do tego celu specjalne pudełka, które mają ułatwić to zadanie. Z jakich względów przetrzymywanie druków jest istotne?

  • prawnych — na podstawie obowiązującego prawa,
  • bezpieczeństwa — przechowywanie poufnych informacji,
  • ekologicznych — dokumenty nie są niszczone, przez co nie trafiają do wysypisk śmieci.

Archiwizacja przyśpiesza codzienne czynności i pozwala Ci spokojnie funkcjonować bez stresu i straty czasu na poszukiwaniu potrzebnych dokumentów. 

Jakie są sposoby na archiwizacje dokumentów?

Jeżeli prowadzisz własne przedsiębiorstwo, to bardzo ważne jest, aby dokumenty przechowywać w odpowiednich warunkach. Dobrze jest robić to w pewien sposób i mieć określony system, który pozwoli Ci robić to sprawnie i szybko. Ważne jest zachowanie odpowiedniej chronologii. Papiery powinny zostać posegregowane i odpowiednio zabezpieczone, tak aby nie wpadły w niepowołane ręce. Najczęściej do tego celu używa się pudełek, teczek, segregatorów, koszulek. Prowadząc archiwizacje dokumentów firmowych, możesz posłużyć się pewnymi zasadami, które stosowane są w wielu przedsiębiorstwach. Z racji tego, że dokumentacja firmowa nie jest archiwalna, możesz podzielić ją na poszczególne grupy:

  • B — przy tej literce stawiasz liczbę, która informuje Cię, po jakim czasie możesz dany papier zutylizować, 
  • BC — są to akta, które nie wymagają przechowywania, możesz je wyrzucić, gdy uznasz, że nie będą Ci już potrzebne,
  • BE — przy tych literach również zapisuje się liczbę, po jej upływie, archiwum państwowe musi przeprowadzić ekspertyzę, która pomoże w podjęciu decyzji o zmianie kategorii dokumentacji — czy należy ją zmienić, czy też nie. 

Archiwum powinno być funkcjonalne oraz uporządkowane, tak aby każdy pracownik mógł korzystać z archiwum i swobodnie znaleźć papiery, które w danym momencie są mu potrzebne. Chaos w dokumentach nie sprzyja niczemu dobremu, powoduje niepotrzebne zamieszanie oraz wpływa na przedłużanie się pewnych procesów, jest to również frustrujące dla pracowników. Oznaczenia powinny być uniwersalne oraz jasne dla każdego, kto korzysta z archiwum. Ważne papiery, które szybko stają się nieczytelne z powodu blaknięcia, powinny zostać skopiowane lub zeskanowane oraz odpowiednio segregowane. 

W czym najlepiej przechowywać dokumenty?

W firmach do archiwizacji dokumentów najczęściej stosuje się specjalne pudła, które są do tego przeznaczone. Wykonane są z tworzywa bezkwasowego, które zapewnia wieloletnie przechowywanie papierów oraz spowalnia ich proces niszczenia się. Możesz także zaopatrzyć się w specjalne segregatory dźwigowe, które pozwolą Ci na umieszczanie dużej ilości dokumentów. Ostatnią przydatną rzeczą są koszulki krystaliczne, które w łatwy sposób pomagają segregować wartościowe papiery, a także można je skanować i kopiować bez konieczności wyjmowania ich. 

Autor:
Artykuł został przygotowany przez Drukarnia Ksero A0 specjalizującą się w druku wielkoformatowym CAD

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *