szafy na dokumenty

Obecne czasy charakteryzują się coraz bardziej postępującą digitalizacją. Sprawia, to, że troska o ochronę środowiska ale również wygoda przyczyniają się do tego, że coraz większa część dokumentów generowana i przechowywana jest elektronicznie. Tyczą się tego nawet przepisy krajowe tak jak np. w sprawie zamówień publicznych. Przy przetargach na budowę dróg i autostrad powstawały opasłe tomy pism. Obecnie wszystko zmieści się na niewielkim nośniku danych. Wprowadza to jednak mylne wrażenie, że dokumenty lada chwila poznikają z półek gabinetów czy archiwów. Takie myślenie to błąd. Jak wybrać szafy na dokumenty?

Obowiązek przechowywania dokumentów w wersji papierowej

Mimo wspomnianego przenoszenia się urzędów i firm na elektroniczne platformy przechowywania danych, korzystania z e-maili i używania dysków twardych danych w Polsce oraz UE nadal istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji w formie papierowej. Począwszy od wyroków sądowych. dokumentów bankowych, umowy po pisma urzędowe nadal przedsiębiorcy oraz osoby fizyczne są obarczone obowiązkiem przechowywania dokumentacji. W zależności od tego jakie to dokumenty, obowiązują różne cezury co do obowiązku przechowywania. Należy tutaj pamiętać, że przepisy tego typu cechują się nieregularnością i często czas ten ulega zmianie. Jednak sam obowiązek co do zasady pozostaje. Nie stosowanie się do przepisów prawa może wiązać się z grzywnami lub karą pozbawienia wolności. Również nieodpowiednie przechowywanie dokumentów w formie papierowej może zakończyć się  brakiem możliwości ubiegania się o odszkodowanie w razie kradzieży lub pożaru. Jaką w takim razie formę przechowywania dokumentów wybrać?

Rodzaje szaf na dokumenty

zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 29,05,2012r w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego wyróżniamy kilka klas zabezpieczeń. Klasa pierwsza patrząc od strony najmniejszych zabezpieczeń to tzw. Szafy zgodne z zasadami RODO. Jest to wzmocniona i zabezpieczona przed dostępem osób trzecich przestrzeń, w których z reguły przechowuje się dokumenty zawierające dane osobowe. Jak powszechnie wszelkie personalia to dane wrażliwe a zatem też poufne. Szafy takie muszą być zabezpieczone zamkiem na klucz lub zamkiem elektronicznym. W obu przypadkach dostęp może posiadać jedynie osoba upoważniona. Druga klasa to szafy S1. I to już jest cięższy zawodnik. W szafach tego typu można legalnie trzymać nie tylko dokumenty ale nawet i broń czy kosztowności. Jednak przechowywanie takich przedmiotów. regulują dodatkowo jeszcze inne ustawy. Są to obiekty dość ciężkie. Mebel tej klasy oraz wymienione poniżej należą zabezpieczać specjalnymi kotwami, które dodatkowo mocują oraz stabilizują szafę na podłożu. W przeciwnym wypadku upadek takiej szafy wraz z zawartością może spowodować spore straty. W tym miejscu należy pamiętać o obciążaniu szaf od dołu, gdzie na wyższych półkach ciężar powinien być coraz mniejszy. Przy tej i pozostałych sejfach należy zwrócić uwagę na zamek elektroniczny. Nie pamiętanie szyfru możne spowodować nie lada kłopot jednak tutaj w razie potrzeby można zmienić kod. W przypadku zgubienia klucza należy wymienić cały zamek z tytułu wartości przechowywanych przedmiotów.

Kolejny szczebel zabezpieczeń to klasa trzecia. Jest ona rzadziej spotykana w małych firmach. Dotyczy dokumentów o wyższym stopniu poufności i częściej spotkać można je w budynkach różnych instytucji państwowych oraz finansowych. Nie wyklucza to jednak możliwości posiadania takiego sejfu nawet w domowym biurze. Trzeba się tu jednak liczyć z tym, że waga takiego przedmiotu jest bardzo duża i wymaga solidnego, betonowego podłoża. Sejfy klasy s2 są również dostosowane do przechowywania broni i znacznie wyższych nominałów pieniężnych niż poprzednik. Przechowuje się w nich dokumenty ściśle tajne.

Czwarta kategoria szaf to tzw. Typ 0 typowe sejfy rodem z filmów o kasynach czy napadach na banki. Przechowuje się w nich jednorazowo nominały o sumie do sześćdziesięciu średnich, miesięcznych wynagrodzeń oraz dokumenty wagi państwowej. Są to trudne do sforsowania kasy pancerne, które są dodatkowo bardzo pojemne.

Reasumując, istnieje kilka poziomów zabezpieczeń. To od stopnia poufności danych i kategorii dokumentów należy uzależnić wybór zabezpieczeń. Nie bez znaczenie zostaje również budynek, w którym takie urządzenie ma się znaleźć. Zastosowanie takiej szafy daje jednak poczucie bezpieczeństwa, że dane nie wpadną w ręce osób do tego nie powołanych.

f531322f 744a 4f27 bc76 f1e43a88108bAutor
Artykuł powstał przy współpracy ze sklepem z sejfami www.sejfexpert.pl oferującym szeroki wybór sejfów, kas oraz szaf pancernych.

Sprawdź artykuły na temat biznesu w tej kategorii.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.