archiwizacja dokumentów

Archiwizowanie dokumentów spoczywa na przedsiębiorstwach państwowych i niepaństwowych. Odpowiednie przechowywanie dotyczy wszystkich dokumentów, powstających podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Co zrobić, aby archiwizowanie dokumentów było nie tylko zgodne z prawem, ale również pozwalało na zwiększenie wygody i wydajności pracy? 

Wydajność pracy a archiwizacja dokumentów 

Odpowiednia archiwizacja dokumentów sprzyja wydajności pracy i wygodzie. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na to, że dobrze przechowywane dokumenty są prostsze w zarządzaniu. Zła organizacja przechowywania dokumentów może doprowadzić do spowolnienia pracy, problemami natury prywatnej pracowników oraz obniżeniem poziomu zadowolenia klientów ze świadczonych przez nas usług. Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów? Zobacz, poniżej! 

Czym jest archiwizacja dokumentów? 

Archiwizacja dokumentów to proces, który umożliwia wieloletnie przechowywanie dokumentów w stanie zapewniającym ich odczytywanie. Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie nawet jednoosobowej działalności gospodarczej bez odpowiedniego przechowywania dokumentów. Istotna na tym etapie jest klasyfikacja dokumentów, co pozwala w zależności od typu dokumentów nadać im odpowiednie oznaczenia literowe. 

Archiwizacja dokumentów i ich klasyfikacja 

Symbol A jest zarezerwowany dla dokumentów, mających wartość historyczną, których nigdy nie planujemy niszczyć. Symbol B widnieje na dokumentacji niearchiwalnej.  Symbol Bc to oznaczenie przygotowane dla dokumentacji, która może zostać zniszczona po wykorzystaniu. Jej niszczenie może odbywać się w biurze, przy pomocy niszczarki.  Zgodnie z klasyfikacją dokumenty oznaczone z wykorzystaniem symbolu B + cyfra, jest zarezerwowany dla dokumentacji przechowywanej przez określoną liczbę czasu.

Cyfra występująca po literze B jest równowarta z ilością lat, przez które dana dokumentacja musi zostać przechowywana. Z kolei symbol BE + cyfra oznacza, że dokumenty po przechowywaniu przez określoną liczbę lat, wymagają przejrzenia z uwagi na ich charakter i treść. Po ich przejrzeniu możliwe pozostaje podjęcie decyzji o tym, czy dalej zamierzamy je przechowywać, czy chcemy zmienić im klasyfikację, czy też zamierzamy poddać dokumenty utylizacji. 

Powróć na www.globalnews.pl i śledź kolejne nasze artykuły.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.